La fiche synthétique et l’immatriculation des copropriétés sont depuis le 1er janvier 2017, les nouvelles obligations administratives que les syndics de copropriétés doivent effectuer conformément aux dispositions contenues dans la loi ALUR dont l’objectif est notamment de faciliter la connaissance des Pouvoirs publics de l’état des copropriétés et d’améliorer la définition des actions destinées à prévenir la survenance de leurs dysfonctionnements.

Pour permettre aux syndics de mener à bien ces nouvelles missions, le législateur avait prévu une logique à priori efficiente:

– une mise en œuvre progressive et échelonnée de l’immatriculation des copropriétés en fonction du nombre de lots ;

– une immatriculation dématérialisée rendant cette mission en principe fluide et rapide ;

– la possibilité de générer la fiche synthétique à travers le registre des copropriétés.

 

Toutefois un point semble avoir été sous estimé: la comptabilisation du nombre de lots.

En effet, comme le prévoit loi égalité et citoyenneté, pour l’immatriculation des copropriétés, seuls les lots principaux sont à prendre en compte, alors que pour ce qui est de la fiche synthétique, des différents seuils prévus pour sa mise en place  à savoir:

– 1er janvier 2017 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots

–  1er janvier 2018 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots

–  1er janvier 2019 pour les autres syndicats de copropriétaires,

tous les lots, principaux comme seconda​ires sont à prendre en compte.

 

En conséquence, comme l’indique Me Cyril SABATIE dans un article publié sur le site de LBVS,  une copropriété qui n’était pas concernée au 31 décembre 2016 par la première vague d’immatriculation risque de l’être pour l’élaboration de la fiche synthétique… Car une copropriété qui ne contient que 100 lots principaux a de grandes chances de dépasser les 200 lots si on tient compte des lots secondaires…

Par ailleurs, précise ce dernier, conformément à l’article L. 721-2 du code de la construction et de l’habitation, la fiche synthétique fait partie des documents que le vendeur d’un lot en copropriété doit remettre à l’acquéreur au moment de la signature du compromis de vente, aussi syndics devront, dans les jours et les semaines à venir,  établir des fiches synthétiques pour satisfaire les demandes des copropriétaires vendeurs.

La problématique est donc la suivante,à défaut d’avoir immatriculé la copropriété concernée, le seuil des 200 lots principaux n’étant pas atteint au 31 décembre dernier, les syndics ne pourront générer la fiche synthétique à travers le registre des copropriétés…

Avant de découvrir les conseils de Me SABATIE, afin de faire face à la problématique précitée, faisons un point sur l’immatriculation des copropriétés et la mise en place de la fiche synthétique

 

I) L’immatriculation des copropriétés

L’immatriculation des copropriétés est régie d’une part par le décret n°2016-1167 du 26 août 2016  qui définit les modalités de l’immatriculation en complétant le Code de la construction et de l’habitation (CCH) d’un nouveau Livre (Livre VII) et de 21 nouveaux articles : les articles R711-1 à R711-21 et d’autre part l’arrêté du 10 octobre 2016  qui vient préciser les informations à fournir par le syndic pour s’identifier et être rattaché à la copropriété qu’il souhaite immatriculer.

L’immatriculation entièrement dématérialisée, donne lieu à une déclaration initiale permettant l’attribution d’un numéro d’immatriculation et des mises à jour annuelles (concernant notamment les données financières).

Avant de procéder à l’immatriculation d’une copropriété, le syndic doit s’identifier en tant que « télédéclarant » et fournir un certain nombre d’informations sur le site prévu à cet effet

Une fois les éléments fournis, l’ANAH  qui est l’organisme retenu par les pouvoirs publics pour gérer les immatriculations,créé un compte inactif au nom du syndic que celui ci devra activer grâce à un code envoyé à son adresse et à un mot de passe personnalisé.

Le syndic a deux mois pour activer le compte.

Passé ce délai, le compte resté inactif est supprimé.

Le compte actif est accessible par saisie de l’adresse électronique du syndic et de son mot de passe.

Le syndic devra demander à rattacher la copropriété concernée à son compte de télédéclarant en transmettant son contrat signé ou le procès-verbal signé de l’assemblée générale l’ayant désigné.

Dans le cadre de l’immatriculation initiale, le syndic devra renseigner les différentes informations propres à la copropriété, qui seront fournies par saisie en ligne ou par télétransmission de documents.

Ces informations consisteront à donner les données essentielles relatives à la gestion de la copropriété.

Par ailleurs, le syndic devra renseigner toutes les éventuelles procédures administratives et judiciaires en cours ainsi que les  informations sur la situation financière de la copropriété qui seront celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvé par l’assemblée générale.

Le syndic devra notamment communiquer  sauf pour les syndicats comportant moins de 10 lots principaux et dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 euros, le nombre total de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € vis-à-vis du syndicat de copropriétaires à la date de fin de l’exercice comptable clos ainsi que le montant du fonds de travaux prévu à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 exigible à partir du 1^er janvier 2017

Le syndic devra enfin fournir les données relatives au bâti : le nombre de bâtiments au sein de la copropriété, son étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble.

 

Une fois ces informations fournies, un numéro d’immatriculation sera attribué au syndicat des copropriétaires qui sera unique tout au long de son existence.

 

Concernant la mise à jour des informations,chaque année, le syndic devra actualiser les informations détenues dans le registre.

Les informations financières ainsi que les autres informations sus visées devront être fournies dans un délai de deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale, au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

 

En l’absence d’immatriculation de la copropriété dans les délais légaux, le syndic peut être mis en demeure de le faire par l’ANAH mais aussi par tout copropriétaire ou toute personne ayant un intérêt à agir

Comme sanction, le syndic qui  n’immatricule pas la copropriété dans un délai d’un mois suivant la mise en demeure précitée, est susceptible d’être condamnée par l’ANAH à payer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.

En cas de changement de syndic, le syndic sortant dispose d’un mois pour déclarer les coordonnées du nouveau syndic à qui il incombera de réaliser une procédure de rattachement en justifiant de sa qualité de représentant légal.

 

II) La fiche synthétique de copropriété

Le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 fixant le contenu de la fiche synthétique de la copropriété prévue par l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 est paru fin décembre au journal officiel.

Le  décret prévoit que le syndic est tenu de renseigner une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti qui  doit être mise à disposition des copropriétaires qui en font la demande.

Aussi en cas de vente d’un lot, la fiche synthétique est annexée à la promesse de vente ou, à défaut de promesse, à l’acte authentique.

De ce fait, tant que la fiche n’a pas été communiquée, le délai de rétractation continue à courir.

Le législateur afin de faciliter la délivrance de la fiche synthétique a prévu que celle ci soit  puisse être directement éditée depuis le registre d’immatriculation des copropriétés dans la mesure où le syndic aurait  déjà immatriculé la copropriété sur ce registre détenu par l’ANAH.

 

III) Quid de la délivrance de la fiche synthétique en cas de non immatriculation de la copropriété

 

Comme Indiqué au début du présent article, la comptabilisation du nombre de lots peut créer un déphasage entre la délivrance de la fiche synthétique et l’immatriculation de la copropriété concernée.

Il est prévu dans ce cas de figure ,que le syndic conformément aux dispositions de l’article 2 du décret du 21 décembre 2016 , puisse établir cette fiche synthétique dont les informations suivantes devront obligatoirement figurer dans cette dernière:

– Identification de la copropriété et du syndic

– Organisation juridique de la copropriété

– Caractéristiques techniques de la copropriété

– Equipements de la copropriété

– Caractéristiques financières de la copropriété

– Information relative au personnel employé par le syndicat des copropriétaires

Le syndic qui établit lui-même la fiche synthétique devra  indiquer par ailleurs :

• la date de délivrance du document,
• le nom et la signature du syndic qui l’a délivrée accompagnés de son cachet.

 

Concernant la mise à jour de la fiche synthétique, chaque année, le syndic devra assurer cette dernière qui devra être réalisée dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

Concernant les sanctions en cas de non-présentation de la fiche synthétique, le mandat du syndic peut être révoqué conformément à l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Par ailleurs, le nouveau contrat type de syndic prévoit dans son point 6:

“ Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires. Il la communique dans les quinze jours au copropriétaire qui en fait la demande par (préciser : lettre recommandée avec accusé de réception ou autres modalités)

 A défaut, il est tenu à la pénalité financière suivante : ______________________________ € par jour de retard.

Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l’exercice.

Ces dispositions ne sont pas applicables aux syndics administrant des immeubles à destination totale autre que d’habitation.”

 

Comme l’indique Me SABATIE dans l’article que nous avons cité ci avant, la possibilité d’établir la fiche synthétique par les syndics peut être envisagée,  d’autant plus qu’il semble qu’une fiche synthétique qui ne mentionnerait pas le numéro d’immatriculation serait quand même valable dès lors que la copropriété concernée n’était pas dans l’obligation d’être immatriculée au moment où la fiche a été réalisée.

Toutefois,précise ce dernier, pour éviter ce travail fastidieux d’élaborer une fiche synthétique manuellement, il peut être conseillé aux syndics sollicités d’immatriculer les copropriétés pour lesquelles on leur demande une fiche synthétique, même si légitimement, ils pensaient avoir toute l’année 2017 pour assurer cette nouvelle mission.

C’est la raison pour laquelle poursuit il, nous ne pouvons que recommander aux syndics qui gèrent des copropriétés dont le total des lots principaux et secondaires excède le chiffre de 200 d’anticiper alors l’obligation d’immatriculation.

 

Et vous, que pensez vous des recommandations de Me Cyril SABATIE ?

 

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